Event organiseren: de vijf beslissingen die alles bepalen
Doel, doelgroep, datum, budget en locatie, in welke volgorde je beslist, en wat je vooraf afspreekt.
“We willen iets doen voor het jubileum.” Meer krijg je niet van de directeur. Geen datum, geen budget, geen idee of het een borrel of een congres moet worden. Een evenement organiseren begint niet bij de catering. Het begint bij vijf beslissingen, en die moeten eerst.
De vijf beslissingen, in deze volgorde
- Doel.
Waarom organiseren we dit? Klanten bedanken, iets vieren, kennis delen? Het doel bepaalt alles wat volgt. - Doelgroep.
Voor wie is het, en hoeveel mensen komen er ongeveer? - Datum.
Check vakanties, drukke periodes van je doelgroep en andere evenementen. - Budget.
Een totaalbedrag, en wie mag het uitgeven. - Locatie.
Pas nu. Want de locatie volgt uit het aantal mensen, de datum en het budget.
Maak een briefing van één pagina
Zet die vijf beslissingen op één pagina, met daaronder wie beslist en wanneer je wat moet weten. Laat je opdrachtgever hem goedkeuren. Dat klinkt formeel, maar het voorkomt dat de directeur drie weken later zegt dat het toch groter moest.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Doel | Klanten bedanken voor tien jaar samenwerking |
| Doelgroep | Zo’n tachtig klanten en partners |
| Datum | Een donderdagmiddag in het najaar |
| Budget | Een vast totaalbedrag, uit te geven door het secretariaat |
| Deadlines | Gastenlijst vast zes weken vooraf |
| Beslisser | De directeur, met jou als aanspreekpunt |
Daarna: plannen en uitvoeren
Met de briefing in de hand maak je een planning terug vanaf de datum, en een draaiboek voor de dag zelf. Hoe dat eruitziet, lees je bij draaiboek evenement. Voor het interne feest of uitje staan aparte tips bij personeelsfeest organiseren en bedrijfsuitje organiseren.
Te laat vastgelegd, te laat gezien
Bijna elk probleem op de dag zelf is terug te voeren op een van die vijf beslissingen die te laat vastlag. Een locatie die te klein is omdat het aantal gasten nooit was afgesproken. Een budget dat halverwege verdubbelt. Toegegeven: soms verandert een opdrachtgever gewoon van gedachten, en dan kan geen briefing dat tegenhouden. Maar met een briefing kun je wel laten zien wat dat kost. Voor de planning ervan lees je planning maken. Een goed evenement is voor een secretaresse vooral goed voorbereid werk.