Plannen en organiseren · 1 min lezen
Planning maken: van weekoverzicht tot dagplanning
Eerst de week, dan de dag, met vaste blokken, ruimte voor onverwachte klussen, en een vast moment om bij te sturen.
Maandagochtend maak je een mooie planning. Om half elf is hij al achterhaald: een collega is ziek, de directeur wil een presentatie voor vanmiddag, en de leverancier belt over een factuur. Veel mensen stoppen dan met plannen. Dat is precies verkeerd om.
Twee lagen: de week en de dag
- De week plan je op vrijdagmiddag of maandagochtend. Welke drie dingen moeten deze week af? Wanneer doe je ze?
- De dag plan je aan het eind van de dag ervoor. Wat zijn morgen de eerste twee taken? Dan begin je niet in je inbox.
Werk met blokken en buffers
Zet belangrijke taken als blok in je agenda, met een begin en een eind. Dat is het idee van timeboxing, dat volgens Harvard Business Review in een enquête onder honderd productiviteitstrucs als nuttigste werd gekozen. Houd daarnaast ruimte vrij voor wat onverwacht komt. Als secretaresse komt dat altijd.
Een voorbeeldweek
| Dag | Ochtend | Middag |
|---|---|---|
| Maandag | Weekplanning, agenda manager doorlopen | Buffer |
| Dinsdag | Blok: jaarplanning | Overleg en notulen |
| Woensdag | Buffer | Blok: facturen en archief |
| Donderdag | Blok: evenement voorbereiden | Buffer |
| Vrijdag | Mail wegwerken | Week afsluiten en volgende week plannen |
Een planning die niet klopt, is informatie
Dat is ons standpunt. Als je planning elke dag omvalt, zegt dat iets over hoeveel onverwacht werk er binnenkomt. Neem dan grotere buffers op, of bespreek met je manager wat er minder kan. Dat voelt als falen, maar het is gewoon meten. Sommige dagen zijn wel onplanbaar, en dat is prima. Het gaat om de week, niet om elke dag. Welke taak eerst gaat, bepaal je met de Eisenhower-matrix of de prioriteitenmatrix. Hoe je blokken maakt, lees je bij timeboxing, en alle methodes naast elkaar bij time management.