Bewaarplicht administratie: 7 jaar, en wanneer 10
Basisgegevens 7 jaar, onroerende zaken 10 jaar, wanneer de termijn begint, en hoe je archiveert.
De archiefkast op de gang puilt uit. Ordners uit 2009, dozen zonder etiket, een map met “diversen”. Iemand vraagt of het weg mag. Jij weet het niet, en dus blijft het staan. Hoe lang je iets moet bewaren, is voor de meeste stukken gelukkig gewoon vastgelegd.
Hoe lang?
De Belastingdienst noemt deze termijnen:
| Soort gegevens | Bewaren |
|---|---|
| Basisgegevens (zoals grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoop) | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens eenloketsysteem (One Stop Shop) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als je daar afspraken over maakt met de Belastingdienst |
Wanneer begint de termijn?
Niet op de dag dat je iets opbergt. Volgens de Belastingdienst begint de termijn pas als gegevens niet meer actueel zijn. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een leasecontract van 4 jaar: pas daarna begint de termijn van 7 jaar. Je bewaart het contract dus 11 jaar. Zet daarom op elke doos of map niet alleen het jaar, maar ook de datum tot wanneer hij bewaard moet worden.
Zo houd je het archief op orde
- Digitaal of op papier: zorg dat je stukken snel terugvindt en dat ze leesbaar blijven. Wil je papier omzetten naar digitaal, check dan eerst de voorwaarden van de Belastingdienst.
- Eén vaste plek en een vaste naamgeving: jaar, soort, onderwerp.
- Een vaste opruimdag per jaar, waarop je weggooit wat over de termijn heen is. Zet hem in de agenda, zie agendabeheer.
Bewaren is niet altijd beter
Hier botsen twee regels, en dat is het lastige deel. De Belastingdienst wil dat je lang bewaart. De privacywet wil dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Een oude sollicitatiebrief hoort bijvoorbeeld niet jarenlang in een la. Maak met je manager of privacyfunctionaris een eenvoudige lijst van wat hoe lang bewaard wordt. Meer over de privacykant lees je bij AVG op kantoor. Dit is uitleg, geen fiscaal of juridisch advies. Een helder archief scheelt elke secretaresse een hoop zoekwerk.