Voor secretaresses en office managers
Jij houdt de agenda van een ander op orde. Wie doet de jouwe?
Maandagochtend, kwart over acht. Drie verzoeken in je inbox, een vergadering die verschuift en een manager die "even" iets wil. Een goede secretaresse regelt het allemaal. Hier lees je hoe je dat doet zonder dat je eigen werk erbij inschiet: plannen, notuleren, schrijven en keuzes maken.
Prioriteitenmatrix
Wat doe je nu, en wat niet?
De matrix verdeelt je werk met twee vragen: is het dringend, en is het belangrijk? Zo komt elke taak in een van vier vakken. Het idee wordt vaak toegeschreven aan de Amerikaanse president Eisenhower, en daarom heet hij ook de Eisenhower-matrix.
- Typ een taak.
Kort, zoals je hem op een briefje zou schrijven. - Beantwoord de twee vragen.
Moet het vandaag of morgen? Brengt het doelen dichterbij? - Plaats hem.
De taak schuift naar zijn vak. Nu doen, inplannen, delegeren of schrappen.
Dringend en belangrijkNu doen
Belangrijk, niet dringendInplannen
Dringend, niet belangrijkDelegeren
Niet dringend, niet belangrijkSchrappen
Je lijst blijft alleen in je eigen browser staan. We zien niet wat je invult.
Het vak
Vier dingen die elke dag terugkomen
| Taak | Wat het vraagt | Waar het misgaat |
|---|---|---|
| Agendabeheer | Overzicht over andermans week en je eigen | Alles past, behalve je eigen werk |
| Notuleren | Luisteren, samenvatten, besluiten vastleggen | Wie doet wat, en voor wanneer, staat er niet in |
| Schrijven | Mails en brieven namens een ander | Te lang, of de vraag staat onderaan |
| Organiseren | Overleg, uitjes, reizen | Eén vergeten detail valt meteen op |
Artikelen
Nieuw op De Pen & De Power
- 01ToolsChatGPT Meetings: eerst lezen, dan delenChatGPT Meetings maakt notities op je Mac. Lees wie de bèta kan gebruiken, welke gegevens worden gedeeld en wat je vóór het…
- 02Plannen en organiserenBedrijfsuitje organiseren: een dag die iedereen leuk vindtHet doel kiezen, een activiteit die bij iedereen past, rekening houden met wie niet wil, budget en planning.
- 03Werkdruk en balansWerkdruk op het secretariaat: wat jij en je werkgever doenWaar hij vandaan komt, wat je zelf kunt doen, wat je werkgever moet doen, en wanneer je aan de bel trekt.
- 04Plannen en organiserenTime management: vier methodes die op kantoor werkenVier bekende methodes naast elkaar, wanneer je welke kiest, en waar ze ophouden.
- 05Plannen en organiserenPersoneelsfeest organiseren: van datum tot draaiboekWanneer je begint, datum en locatie, budget en werkkostenregeling, uitnodigen, en een draaiboek.
- 06Plannen en organiserenPomodoro techniek: werken in blokken van 25 minutenWerken in blokken van 25 minuten met korte pauzes, en hoe je het doet als je steeds wordt gestoord.