Prioriteiten stellen als alles tegelijk komt
Vier vragen voor elke ochtend, wat je doet als twee managers tegelijk iets willen, en wanneer je het teruglegt.
Om tien uur vraagt je ene manager om de presentatie voor de raad van bestuur. Om vijf over tien wil de andere manager dat je een reis naar Madrid boekt, vandaag nog. Allebei “dringend”. Je kunt maar één ding tegelijk. Welke eerst?
Vier vragen
- Wanneer moet het klaar zijn?
“Vandaag” is iets anders dan “vóór twee uur”. - Wat gebeurt er als het niet gebeurt?
Een vlucht die vol raakt, weegt zwaarder dan een presentatie die ook morgen kan. - Wie wacht erop?
Een klant of bestuur, of alleen je collega? - Hoe lang duurt het?
Een klus van tien minuten kun je vaak eerst doen, als de rest niet brandt. Dan is hij weg.
Met die vier vragen zet je de meeste verzoeken zo op volgorde. Voor een vast systeem is er de Eisenhower-matrix, en die kun je meteen gebruiken in de prioriteitenmatrix.
Twee managers, één jij
Als twee managers allebei voorrang willen, is het niet aan jou om te kiezen wie belangrijker is. Zo pak je het aan:
- Zeg tegen allebei wat er ligt: “Ik kan de reis nu boeken en de presentatie om twaalf uur afmaken, of andersom.”
- Laat hen samen kiezen, of degene die erover gaat.
- Leg het vast, in een mail van één zin. Dan is het geen discussie meer als het misgaat.
Leg het terug waar het hoort
Een secretaresse die steeds zelf moet kiezen tussen twee managers, draagt een verantwoordelijkheid die niet bij haar hoort. Dat is geen falen van haar planning, maar van de afspraken. Bespreek het een keer met allebei. De zwakke plek: niet elke manager wil zich daaraan binden. Kom dan met een voorstel, bijvoorbeeld vaste ochtenden per manager. Hoe je nee zegt als het echt niet past, staat bij nee zeggen, en hoe je de volgorde daarna in je agenda zet bij planning maken.