Plannen en organiseren · 1 min lezen
Personeelsfeest organiseren: van datum tot draaiboek
Wanneer je begint, datum en locatie, budget en werkkostenregeling, uitnodigen, en een draaiboek.
Half september zegt de directeur: “Jij regelt toch weer het kerstfeest?” Een retorische vraag. Jij weet dat de leuke locaties in de stad in december vol zitten, dat de helft van het team vegetarisch eet en dat vorig jaar de muziek te hard stond. Een goed personeelsfeest begint dus niet in december, maar nu.
Werk terug vanaf de datum
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Ruim vooraf | Budget en datum afstemmen, locatie vastleggen |
| Een paar maanden vooraf | Save the date sturen, catering en programma kiezen |
| Een maand vooraf | Uitnodiging met aanmelding en dieetwensen |
| Een week vooraf | Aantallen doorgeven, draaiboek rondsturen |
| De dag zelf | Vroeg aanwezig, draaiboek erbij |
Hoeveel tijd je nodig hebt, hangt af van de omvang. Voor de drukke decembermaand geldt: hoe eerder, hoe meer keus. Dat is ervaring, geen regel.
Budget en de werkkostenregeling
Een personeelsfeest kan ten koste gaan van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, en daarbij maakt het uit waar het is: een borrel op kantoor wordt fiscaal anders behandeld dan een feest op een externe locatie. De vrije ruimte zelf is volgens de Rijksoverheid per 2025 2% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. Komt de werkgever daarboven, dan betaalt hij 80% eindheffing over het extra bedrag. Stem het budget dus af met de salarisadministratie, zeker als er ook kerstpakketten worden gegeven. Dit is uitleg, geen fiscaal advies.
Op de avond zelf
- Een draaiboek met tijden, contactpersonen en wie wat doet. Zie draaiboek evenement.
- Een alcoholvrij alternatief dat net zo feestelijk is.
- Vervoer naar huis geregeld, of in elk geval bekendgemaakt.
- Iemand anders die op de avond aanspreekpunt is, zodat jij ook even feest hebt.
Organiseer het niet alleen
Vraag twee of drie collega’s in een feestcommissie. Dan komen er meer ideeën, en ligt niet alles op jouw bord. De zwakke plek daarvan: een commissie kan eindeloos vergaderen. Leg daarom vooraf vast wie beslist. Een uitje in het voorjaar werkt op dezelfde manier, zie bedrijfsuitje organiseren. Voor iedere secretaresse die elk jaar weer het feest regelt, scheelt een vaste planning veel stress.