Draaiboek evenement: zo maak je er een

Het is kwart voor twee. Om twee uur komen de eerste gasten. De cateraar belt dat hij de ingang niet kan vinden, de spreker vraagt naar de clicker, en een collega wil weten wie de badges uitdeelt. Als het goed is, staan al die antwoorden in je draaiboek. En hoeft niemand jou te bellen.

Schema, contacten, plattegrond, plan B

• Tijdschema: per kwartier wat er gebeurt, waar, en wie verantwoordelijk is.
• Contactlijst: naam, rol en telefoonnummer van iedereen die meewerkt, ook van leveranciers. Bijvoorbeeld: Mark, techniek; de cateraar, met de naam van de contactpersoon op de locatie.
• Plattegrond: waar de ingang, de garderobe, de zaal en de nooduitgangen zijn.
• Plan B: wat doe je als het regent, als een spreker afzegt, als de techniek uitvalt?

Een voorbeeld

Wie beslist op de dag?

Zet bovenaan wie op de dag zelf beslist als er iets misgaat. Dat ben jij, of iemand anders, maar het moet één persoon zijn. Anders wordt elke kleine vraag een overleg.

Een draaiboek dat niemand leest, helpt niet

Het is een fout die we vaak zien. Het draaiboek staat netjes in een map, maar de mensen die meewerken hebben het nooit gezien. Stuur het een paar dagen vooraf rond, en loop het op de ochtend zelf kort door met iedereen. Hoe goed je draaiboek ook is, op de dag gebeurt altijd iets wat er niet in staat. Het draaiboek geeft je de rust om dat op te lossen. De beslissingen die aan het draaiboek voorafgaan, lees je bij event organiseren, en voor een intern feest bij personeelsfeest organiseren. Met een goed draaiboek houdt een secretaresse ook op de drukste dag het overzicht.