Plannen en organiseren · 2 min lezen
Eisenhower-matrix: dringend is niet hetzelfde als belangrijk
Vier vakken, twee vragen, waar het idee vandaan komt, en hoe je hem gebruikt voor je eigen werk.
Het is kwart voor negen. Je manager belt dat de klant van twaalf uur naar elf gaat. Er staat een mail van HR met “graag vandaag”. De koffieautomaat is kapot en iedereen komt naar jou. En ergens onder al die dingen ligt het jaarplan dat je al drie weken wilt afmaken. Alles roept. Maar niet alles telt.
Twee vragen, vier vakken
De Eisenhower-matrix verdeelt je werk met twee vragen. Is het dringend: moet het nu of heel snel? En is het belangrijk: brengt het doelen dichterbij, van jou of van je manager?
| Dringend | Niet dringend | |
|---|---|---|
| Belangrijk | Nu doen. De verschoven afspraak met de klant. | Inplannen. Het jaarplan. |
| Niet belangrijk | Delegeren. De kapotte koffieautomaat. | Schrappen. Die nieuwsbrief die je nooit leest. |
Wil je het meteen proberen, zet dan je taken in de prioriteitenmatrix. Hij onthoudt je lijst in je eigen browser.
Eisenhower zei het eigenlijk na
De matrix draagt de naam van de Amerikaanse president Dwight Eisenhower. Volgens Quote Investigator sprak hij in 1954 op de campus van Northwestern University en citeerde hij een niet bij naam genoemde “former college president”: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Of Eisenhower zelf met vier vakken werkte, weet Quote Investigator niet. Het idee zat er in elk geval al.
Het vak dat voor secretaresses altijd vol zit
Hier zit de valkuil van het vak. Een secretaresse krijgt niet alleen haar eigen dringende zaken, maar ook die van haar manager en van iedereen die haar weet te vinden. Het vak “dringend, niet belangrijk” loopt daardoor elke dag vol. Ons oordeel: dat vak is het gevaarlijkste, omdat het voelt als werk. Je bent de hele dag druk, en toch schuift het jaarplan weer een week op.
De oplossing is niet harder werken, maar dat vak kleiner maken. Een deel kun je doorsturen. Een deel kun je automatiseren. Bij het optimaliseren van workflows kun je terecht bij Sam Automation. En een deel mag je gewoon laten liggen. Hoe je dat zegt zonder ruzie, lees je bij nee zeggen.
De matrix zegt niet wie bepaalt wat belangrijk is
Eerlijk gezegd: de matrix vertelt je niet wie bepaalt wat belangrijk is. Jij vindt het jaarplan belangrijk, je manager misschien de klant van elf uur. Bespreek daarom één keer per week met je manager wat er in het vak “inplannen” hoort. Dan kies je niet alleen, en weet je zeker dat het klopt.
Meer over prioriteiten stellen lees je bij prioriteiten stellen, en hoe je de belangrijke taken echt in je agenda zet bij timeboxing.