Pomodoro techniek: werken in blokken van 25 minuten

Je opent het document voor het jaarverslag. Je leest de eerste zin. Dan check je even je mail. Twintig minuten later zit je nog steeds in je inbox, en het document staat nog open op de eerste zin. Beginnen is vaak het moeilijkste. Daar is de pomodoro techniek voor bedacht.

25 minuten werken, 5 minuten pauze

1. Kies één taak.
2. Zet een timer op 25 minuten
   en werk alleen aan die taak.
3. Neem vijf minuten pauze
   als de timer gaat. Echt pauze: opstaan, iets drinken.
4. Na vier rondes
   neem je een langere pauze.

De naam komt van het Italiaanse woord voor tomaat. Francesco Cirillo bedacht de methode, en heeft er een eigen site voor. Hij zegt daar zelf dat de techniek meer is dan alleen een timer van 25 minuten: je plant ook je dag, telt je onderbrekingen en leert beter schatten hoe lang iets duurt.

En als de telefoon gaat?

Als secretaresse kun je de telefoon niet 25 minuten laten rinkelen. Dat hoeft ook niet. Zo pas je het aan:

• Kan het wachten, schrijf het dan op een briefje en ga door. Je handelt het af in de pauze.
• Kan het niet wachten, stop dan de ronde. Begin daarna een nieuwe ronde, niet de oude verder.
• Plan je pomodoro’s op de rustige momenten, bijvoorbeeld vroeg in de ochtend.

Niet voor de hele dag

De pomodoro techniek is sterk voor taken waar je tegenop ziet, zoals een verslag, een lastige mail of de maandafsluiting. Voor de rest van de dag, als je vooral mensen helpt, werkt hij niet en hoeft hij ook niet. Wie hem dan toch doordrukt, raakt gefrustreerd van elke onderbreking. Eerlijk is het ook om te zeggen dat 25 minuten voor sommige mensen te kort is om echt op gang te komen. Probeer dan 45 minuten.

Wil je langere blokken plannen, lees dan timeboxing. Alle methodes naast elkaar staan bij time management, en je taken sorteer je in de prioriteitenmatrix.