Plannen en organiseren · 1 min lezen
Time management: vier methodes die op kantoor werken
Vier bekende methodes naast elkaar, wanneer je welke kiest, en waar ze ophouden.
Maandag begin je met een lijstje van twaalf dingen. Vrijdag staan er vijftien op, en zijn er vier doorgestreept. Niet omdat je niets deed, maar omdat er steeds iets tussendoor kwam. Time management gaat niet over meer doen. Het gaat erover dat de juiste dingen af komen.
Vier methodes naast elkaar
| Methode | Het idee | Goed als |
|---|---|---|
| Eisenhower-matrix | Sorteer op dringend en belangrijk | Je niet weet waar je moet beginnen |
| Timeboxing | Zet taken als afspraak in je agenda | Je lijst nooit afkomt |
| Pomodoro techniek | Werk in blokken van 25 minuten met korte pauzes | Je moeilijk begint of snel afgeleid bent |
| Getting things done | Schrijf alles op en verwerk het in vaste stappen | Je hoofd vol zit met losse eindjes |
Van Eisenhower tot David Allen
- Het principe achter de matrix gaat terug op een toespraak van Eisenhower uit 1954, zo zocht Quote Investigator uit.
- Timeboxing werd volgens een artikel in Harvard Business Review in een enquête onder honderd productiviteitstrucs als nuttigste gekozen.
- De pomodoro techniek is van Francesco Cirillo, en heeft een eigen site.
- Getting things done van David Allen werkt in vijf stappen: vastleggen, verhelderen, ordenen, terugkijken en doen, volgens de officiële uitleg.
Welke kies je?
Begin met de matrix om te kiezen wat telt, en zet het belangrijkste daarna met timeboxing in je agenda. Die twee samen dekken voor de meeste secretaresses negen van de tien problemen. Dat laatste is onze ervaring, geen onderzoek. Pomodoro en GTD zijn goed als je nog een stap verder wilt.
Wanneer geen methode helpt
Bestaat je dag vooral uit onderbrekingen, dan helpt geen enkele methode genoeg. Dan is het probleem niet jouw planning, maar de hoeveelheid werk of de manier waarop het binnenkomt. Dat hoort een gesprek met je manager te zijn, geen nieuwe app. Lees daarvoor werkdruk. Wil je vandaag beginnen, zet dan je taken in de prioriteitenmatrix.