Plannen en organiseren · 1 min lezen
To do lijst: zo maak je er een die je ook afkrijgt
Waarom lange lijsten niet afkomen, hoe je taken concreet opschrijft, papier of app, en je dagelijkse vijf minuten.
Bovenaan je lijst staat al twee weken hetzelfde: “Kantoorverhuizing”. Elke ochtend lees je het, en elke ochtend sla je het over. Niet omdat je lui bent, maar omdat “kantoorverhuizing” geen taak is. Het is een project. Een to do lijst werkt pas als er dingen op staan die je vandaag kunt doen.
Vier regels voor een lijst die afkomt
- Begin elke taak met een werkwoord.
Niet “verhuizing”, maar “drie offertes voor verhuizers opvragen”. - Schrijf de volgende stap op, niet het hele project.
Getting things done noemt dat de volgende actie: bij elke taak bepaal je wat de eerstvolgende concrete handeling is, volgens de officiële uitleg. - Houd de lijst voor vandaag kort.
Drie tot vijf dingen. De rest staat op een aparte lijst. - Werk hem elke dag bij.
Vijf minuten aan het eind van de dag: wat is af, wat schuift door, wat gaat eraf.
Papier of app?
| Papier | App | |
|---|---|---|
| Voordeel | Snel, geen meldingen, afstrepen voelt goed | Overal bij de hand, herinneringen, delen met je manager |
| Nadeel | Raakt zoek, niet te doorzoeken | Nog een scherm, verleidt tot eindeloos ordenen |
Welke app bij je past, lees je bij notitie app. Wil je het grondig aanpakken, kijk dan bij getting things done.
Een lijst is nog geen planning
Dat is ons belangrijkste punt. Een lijst vertelt wat er moet, niet wanneer. Wie alleen een lijst heeft, doet steeds wat het makkelijkst is of wat het hardst roept. Zet de belangrijkste taak daarom als blok in je agenda, zoals bij timeboxing. Kies eerst wat telt, bijvoorbeeld met de prioriteitenmatrix. Toegegeven, voor wie van nature georganiseerd is, is een lijst alleen soms genoeg. Voor de meeste mensen niet.
Een goede lijst is het gereedschap van elke secretaresse, en het begint met dat ene werkwoord.