Notitie app kiezen: wat een secretaresse echt nodig heeft

Je hebt een notitie in je telefoon, een in je mail aan jezelf, een geeltje op je scherm en een in het schrift van het overleg van dinsdag. Als je manager vraagt wat de klant ook alweer wilde, weet je dat je het ergens hebt opgeschreven. Alleen niet waar.

Snel vastleggen en terugvinden, meer niet

• Snel vastleggen: in twee tikken een notitie, ook op je telefoon.
• Zoeken: een notitie van drie maanden geleden terugvinden op één woord.
• Werken op al je apparaten: telefoon en computer.
• Delen: een lijst samen met je manager bijhouden, als dat nodig is.

Alles daarboven is mooi, maar niet nodig. Het idee van één verzamelplek komt uit getting things done: alles wat je aandacht vraagt, leg je op één plek vast, volgens de officiële uitleg. Meer bij getting things done.

Kijk eerst wat je werkgever al heeft

Veel organisaties werken met een kantoorpakket waar al een notitie-app bij zit. Die heeft als voordeel dat hij onder het beheer van je werkgever valt, met de beveiliging die daarbij hoort. Vraag het na voordat je zelf iets installeert.

Geen klantgegevens in een privé-app

Hier zit het risico. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 voor datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot zetten, zodat het bedrijf erachter erbij kon. Voor een privé-notitie-app of een AI-functie in zo’n app geldt hetzelfde idee: zet er geen namen, telefoonnummers of klantgegevens in als je werkgever die app niet heeft goedgekeurd. Meer bij AVG op kantoor en AI op kantoor.

De gewoonte telt meer dan de app

De beste app is die je elke dag gebruikt. Wie steeds wisselt, heeft na een jaar notities in vijf apps. Kies er één en houd het drie maanden vol. Maar voor sommige mensen werkt papier gewoon beter, zeker in een overleg waar een laptop afleidt. Dan is een vast schrift ook één verzamelplek. Hoe je van je notities een werkende lijst maakt, lees je bij to do lijst. Voor een secretaresse met veel losse eindjes is één plek het halve werk.