Agendabeheer: de agenda van je manager bijhouden

Om kwart over twee zit je manager in Utrecht bij een klant. Om half drie staat er een overleg in Amsterdam. Niemand heeft de reistijd gezien, en jij krijgt de boze mail. Een agenda beheren voor iemand anders is meer dan afspraken invullen. Het is weten wat er tussen de afspraken gebeurt.

Spreek de spelregels af

Maak één keer afspraken met je manager, en schrijf ze op:

• Welke afspraken mag je zelf plannen, en welke niet zonder te vragen?
• Mag je afspraken verplaatsen, en met wie wel en niet?
• Zijn er vaste tijden die altijd vrij blijven, zoals de maandagochtend?

Plan wat niemand ziet

1. Reistijd als eigen blok, met een kwartier extra.
2. Voorbereiding vóór belangrijke overleggen. Een halfuur om de stukken te lezen.
3. Buffers van tien minuten tussen overleggen, zodat er tijd is om te bellen of naar de wc te gaan.
4. Tijd voor eigen werk. Een manager met een volle agenda maakt zijn eigen werk vaak ’s avonds. Blokken helpen, net als bij timeboxing, dat volgens Harvard Business Review in een enquête onder honderd productiviteitstrucs als nuttigste werd gekozen.

Eén vast moment per week

Loop elke week de agenda van de komende week samen door, vijftien minuten. Wat moet voorbereid worden? Welke afspraak kan weg? Waar moet een cadeau of een reis bij? Dat voorkomt de meeste verrassingen. Voor terugkerende dingen, zoals secretaressedag of een jaarlijkse opruimdag van het archief, zet je herinneringen ver vooruit.

Van wie is de agenda?

Ons standpunt: de agenda is van je manager, maar de regie ligt bij jou. Dat werkt alleen als je manager zich aan de afspraken houdt en zelf geen afspraken inplant zonder het te melden. Toch willen sommige managers hun agenda graag zelf bijhouden. Dan is jouw rol meer die van bewaker dan van planner. Bespreek dat. Welke overleggen echt nodig zijn, lees je bij effectief vergaderen, en hoe je je eigen dag plant bij planning maken. Agendabeheer is het hart van het werk van een secretaresse.