Getting things done: de vijf stappen van David Allen
De vijf stappen vastleggen, verhelderen, ordenen, terugkijken en doen, hoe je begint, en waar het misgaat.
Je fiets moet naar de reparateur, de manager wil nog een offerte, er ligt een verjaardagskaart voor een collega op je bureau, en je bent vergeten wat je gisteren beloofde aan de receptie. Alles zit in je hoofd, door elkaar. Getting things done, van David Allen, begint met één idee: haal het uit je hoofd en zet het ergens neer waar je het vertrouwt.
De vijf stappen
Volgens de officiële uitleg werkt de methode in vijf stappen:
- Vastleggen.
Alles wat je aandacht vraagt, schrijf je op in één verzamelplek: een lijst, een app, een schrift. - Verhelderen.
Per punt: moet ik hier iets mee? Zo ja, wat is de volgende stap? En is het meer dan één stap, dan is het een project. Zo nee, weggooien, bewaren als naslag, of parkeren. - Ordenen.
Zet elke herinnering op de juiste plek: je agenda, een takenlijst, een map. - Terugkijken.
Loop alles regelmatig door, zodat je systeem klopt. - Doen.
Kies wat je nu doet, en vertrouw erop dat de rest ergens staat.
Zo begin je
- Dag één: schrijf alles op wat in je hoofd zit. Alles, ook de fiets.
- Dag twee: ga de lijst langs en bepaal bij elk punt de volgende stap. Zie to do lijst.
- Elke vrijdag: een half uur terugkijken. Dat is de gewoonte die alles laat werken.
Groot systeem, kleine start
De volledige methode is groot, met lijsten per plek en per soort taak. Wie dat allemaal in één keer invoert, stopt vaak binnen een paar weken. De eerste twee stappen, alles vastleggen en per punt de volgende stap bepalen, leveren al het meeste op. Ook eerlijk: voor wie van nature overzicht houdt, is het misschien te veel. Kies dan eerst een eenvoudiger aanpak, zoals de Eisenhower-matrix. Welke app je voor je lijsten gebruikt, lees je bij notitie app, en alle methodes naast elkaar bij time management. Voor een secretaresse met honderd losse eindjes is vastleggen de eerste stap.