Secretaresse vacature: waar je op let voor je solliciteert
Wat de functietitel zegt, welke taken en eisen ertoe doen, vragen voor het gesprek, en waar je vacatures vindt.
“Wij zoeken een enthousiaste, stressbestendige secretaresse met uitstekende communicatieve vaardigheden.” Dat staat in bijna elke vacature. Het zegt niets. Wat je wilt weten, staat vaak verderop, of er staat het niet in. Een vacature goed lezen scheelt je gesprekken die nergens op uitlopen.
Kijk eerst naar de taken
- Voor hoeveel mensen werk je? Eén manager of een hele afdeling is een groot verschil.
- Wat doe je echt? Agenda en mail, of ook financiën, personeelszaken of evenementen?
- Hoe zelfstandig? Mag je zelf plannen en beslissen, of voer je vooral uit?
De titel zegt minder dan je denkt. Een “managementassistent” kan het werk van een directiesecretaresse doen, en andersom. Zie directiesecretaresse.
Eisen en wensen
Vacatures vragen vaak om een mbo-diploma op niveau 4, bijvoorbeeld office & management support specialist, de opleiding die Kiesmbo beschrijft. Maar een lijst eisen is vaak een verlanglijst. Voldoe je aan het belangrijkste deel en heb je relevante ervaring, dan kun je gewoon solliciteren. Meer over opleidingen lees je bij opleiding secretaresse.
Vragen voor het gesprek
- Voor wie werk ik precies, en wie bepaalt mijn prioriteiten?
- Waarom is de plek vrij?
- Hoe ziet een drukke dag eruit?
- Kan ik thuiswerken, en hoe is de werkplek daar geregeld?
Vacaturesites, bureaus en open sollicitaties
Op algemene vacaturesites, bij uitzend- en detacheringsbureaus die gespecialiseerd zijn in secretariële functies, en direct op de websites van organisaties waar je graag wilt werken. Een open sollicitatie bij zo’n organisatie kan ook.
Het gesprek is ook jouw interview
In dit vak maakt je manager meer uit dan de organisatie. Een goede baan met een manager die je werk niet ziet, is geen goede baan. Stel dus in het gesprek ook vragen over hoe hij werkt. Alleen krijg je in een eerste gesprek zelden het hele beeld. Vraag daarom of je kunt praten met een collega van het secretariaat. Wat het vak zelf inhoudt, lees je bij werken als secretaresse, en of zelfstandig werken iets voor je is bij virtueel assistent.