Ontwikkeling · 1 min lezen
Werken als secretaresse: wat je doet en wat je nodig hebt
Wat je op een dag doet, welke vaardigheden tellen, welke opleidingen er zijn, en hoe het vak verandert.
Om half negen is ze er al. Ze weet dat de directeur vandaag drie afspraken heeft, dat de tweede in een zaal zonder beamer staat, en dat de treinen richting Utrecht vertraging hebben. Voordat iemand anders het merkt, is het opgelost. Dat is het werk van een secretaresse: problemen oplossen voordat ze er zijn.
Agenda, mail, vergaderingen en de telefoon
- Agenda’s: die van je manager, van vergaderingen en vaak ook je eigen. Zie agendabeheer.
- Mail en post: sorteren, beantwoorden, doorsturen. Zie zakelijke e-mail.
- Vergaderingen: voorbereiden, notuleren en de actiepunten bijhouden. Zie notuleren.
- Organiseren: reizen, overleggen, uitjes.
- Eerste aanspreekpunt: aan de telefoon, aan de balie, in de mail.
Overzicht, schrijven en tact
Overzicht, en dan vooral het vermogen om het overzicht vast te houden als alles tegelijk gebeurt. Goed schrijven, want de helft van je werk is tekst. Tact, omdat je dingen weet die niet iedereen mag weten. En de rust om te kiezen wat eerst moet. Daarvoor is de Eisenhower-matrix een handig hulpmiddel.
Welke opleiding?
Op het mbo valt het vak onder office- en managementsupport. Op het hbo bestaat een associate degree officemanagement, volgens Studiekeuze123 gericht op het organiseren van een secretariaat en het ondersteunen van het management. De routes staan naast elkaar bij opleiding secretaresse. Welke titel bij welk niveau hoort, lees je bij directiesecretaresse.
Verdwijnt het vak door software?
Nee, maar het verandert. Een agenda plannen, een mail vertalen of een verslag samenvatten doet software steeds beter. Wat blijft, is het deel dat mensen raakt: weten wie je wel en niet stoort, voelen dat een vergadering gaat ontsporen, iemand geruststellen aan de telefoon. Onze inschatting is dat de secretaresse die de tools kent sterker staat dan ooit. Toegegeven, dat is een inschatting en geen feit. Het deel van het vak dat puur typen was, is wel echt aan het verdwijnen. Lees ook AI op kantoor.
Zoek je werk, kijk dan bij secretaresse vacature.