Plannen en organiseren · 1 min lezen
Effectief vergaderen: kortere overleggen met meer besluiten
Een doel en agenda vooraf, de juiste mensen, een vaste eindtijd, besluiten hardop, en actiepunten die gebeuren.
Het wekelijkse overleg staat voor een uur. Na tachtig minuten zijn er vier van de zeven punten besproken, is er één besluit genomen, en gaat iedereen weg met het gevoel dat het volgende week weer zo gaat. Als secretaresse zit je vaak niet voor, maar je kunt veel meer sturen dan je denkt.
Vooraf: de meeste winst
- Vraag naar het doel.
“Wat moet er na afloop besloten zijn?” Is er geen doel, dan is het misschien geen vergadering maar een mail. - Maak een agenda met tijden.
Zet achter elk punt hoeveel minuten het mag duren, en of het een besluit of informatie is. - Nodig alleen wie nodig is.
Anderen krijgen de notulen. - Stuur de stukken twee dagen vooraf.
Dan hoeft niemand ze in de vergadering te lezen.
Tijdens: tijd en besluiten
- Houd de tijd bij, en zeg het als een punt uitloopt: “We zitten op tien minuten, zullen we een besluit nemen?”
- Benoem besluiten hardop: “Dan noteer ik: we gaan akkoord met de offerte van Jansen.” Dat helpt ook bij het notuleren.
- Parkeer wat niet op de agenda staat.
Achteraf: het echte werk
Een vergadering is pas nuttig als de actiepunten gebeuren. Stuur de notulen dezelfde dag, met de actiepunten bovenaan, en zet de deadlines in de agenda van de mensen die ze moeten halen. Een voorbeeld van zo’n opbouw staat bij notulen voorbeeld.
Je kunt niet alles sturen
Dat moet ook gezegd. Als de voorzitter uitweidt, kun jij hem niet stoppen. Wat je wel kunt: vooraf afspreken dat jij de tijd bewaakt, en dat zo’n seintje welkom is. Dat werkt beter dan midden in het overleg ingrijpen. Staan er te veel overleggen in de agenda van je manager, lees dan agendabeheer. Welke overleggen echt nodig zijn, kies je met de prioriteitenmatrix.