Tools · 1 min lezen
AI op kantoor: wat werkt voor een secretaresse, en wat niet
Waar een AI-assistent tijd bespaart, waar het misgaat, en waarom je geen persoonsgegevens in een chatbot plakt.
Je manager stuurt een lange mail van een klant door: “Kun je hier een antwoord op maken?” Vroeger kostte dat een halfuur. Nu plak je de tekst in een AI-assistent en heb je in dertig seconden een concept. Handig. Maar in die mail stonden het adres en het klantnummer van de klant. Waar zijn die nu?
Concepten ja, feiten nee
| Taak | Werkt goed? | Let op |
|---|---|---|
| Een eerste versie van een mail of brief | Ja | Altijd zelf nalezen en aanpassen |
| Een lange tekst samenvatten | Ja | Kan belangrijke nuances missen |
| Een tekst korter of vriendelijker maken | Ja | Toon controleren |
| Vertalen | Redelijk | Vaktermen en namen checken |
| Feiten opzoeken | Onbetrouwbaar | AI verzint soms dingen |
| Iets met persoonsgegevens | Alleen met een goedgekeurde tool | Anders een datalek |
De grens: persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat het meldingen van datalekken kreeg doordat medewerkers persoonsgegevens van bijvoorbeeld patiënten of klanten in een AI-chatbot zetten. Het bedrijf achter de chatbot kan dan bij die gegevens. Vaak gebruikten die medewerkers de chatbot op eigen houtje, tegen de afspraken in. Meer over de regels lees je bij AVG op kantoor.
Zo gebruik je het veilig
- Vraag welke tools je werkgever toestaat.
Sommige organisaties maken met de aanbieder afspraken dat ingevoerde gegevens niet worden bewaard. - Haal namen en nummers weg voordat je iets plakt, als je een openbare tool gebruikt.
- Lees alles na. Jij bent verantwoordelijk voor wat er verstuurd wordt, niet de tool.
AI neemt het typwerk over, niet het vak
AI neemt het typwerk over, niet het vak. Een concept schrijven gaat sneller, maar weten wat er in een mail moet staan, en voor wie, blijft mensenwerk. Er is wel een risico dat we te veel vertrouwen op een tekst die er goed uitziet maar niet klopt. Daar helpt maar één ding tegen: nalezen. Voor notulen van vergaderingen geldt hetzelfde, zie notuleren. Welke andere tools helpen, staat bij notitie app, en hoe het vak verandert bij werken als secretaresse. De secretaresse die AI goed gebruikt, houdt meer tijd over voor het werk dat telt.