Out of office bericht: voorbeelden die wel helpen

Je bent twee weken op vakantie. Je afwezigheidsmelding zegt: “Ik ben afwezig.” Een klant mailt op maandag, krijgt dat bericht, en weet nog steeds niet wanneer hij antwoord krijgt of wie hem wel kan helpen. Een goede out of office beantwoordt die twee vragen.

Terug op, en wie je vervangt

• Van wanneer tot wanneer je weg bent, met de dag waarop je terug bent.
• Of je mail wordt gelezen of niet.
• Wie de lezer in de tussentijd kan helpen, met contactgegevens.

Drie voorbeelden

Kort:

Bedankt voor je mail. Ik ben tot en met vrijdag 16 oktober afwezig en lees mijn mail niet. Vanaf maandag 19 oktober reageer ik zo snel mogelijk.

Met vervanger:

Bedankt voor je mail. Ik ben tot en met vrijdag 16 oktober afwezig. Voor vragen over afspraken met de directie kun je terecht bij Sanne de Wit, [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Andere mails beantwoord ik na mijn terugkomst.

In het Engels:

Thank you for your email. I am out of the office until Friday 16 October. For urgent matters, please contact Sanne de Wit at [email address]. I will reply after my return.

Je vakantiebestemming hoort er niet in

Waar je naartoe gaat, hoe lang je weg bent als het om ziekte gaat, en je privénummer. Dat gaat niemand buiten je organisatie iets aan. En let op dat een afwezigheidsmelding ook naar spam en onbekende afzenders gaat.

Regel het ook voor je manager

Stel bij elke vakantie van je manager ook zijn melding in, of vraag hem dat te doen, met jou als aanspreekpunt. Dat scheelt je een volle inbox met vragen die bij jou terechtkomen zonder dat de afzender het weet. Maar spreek wel af wat jij dan mag beantwoorden, en wat moet wachten. Hoe de rest van je mail eruitziet, lees je bij zakelijke e-mail en e-mail afsluiten. Hoe je de agenda van je manager bijhoudt als hij weg is, staat bij agendabeheer. Een heldere afwezigheidsmelding is voor een secretaresse vijf minuten werk die veel vragen voorkomt.