Zakelijke brief: de opbouw, van briefhoofd tot ondertekening

Een klant zegt zijn contract op, en je manager wil hem een brief sturen. Geen mail, een brief. Op papier, met een handtekening. Je opent Word en staart naar een leeg vel. Waar komt de datum? Wat zet je boven het adres? Een zakelijke brief heeft een vaste opbouw, en die kun je gewoon volgen.

De onderdelen, van boven naar beneden

Volgens Taaladvies.net bestaat een zakelijke brief uit dezelfde basiselementen als een e-mail. Van boven naar beneden:

1. Afzender.
   Meestal in het briefhoofd. Minder belangrijke gegevens mogen in de voettekst.
2. Geadresseerde.
   Moet de brief persoonlijk of vertrouwelijk behandeld worden, zet dat dan in hoofdletters boven het adres: PERSOONLIJK, VERTROUWELIJK.
3. Datum en kenmerk.
   Het kenmerk helpt de ontvanger om naar je brief te verwijzen.
4. Onderwerp.
   Kort en concreet.
5. Aanhef.
   “Geachte mevrouw De Vries,” met een komma erachter. In Nederland komt daar altijd een komma, zegt Taaladvies.net.
6. De brieftekst.
   Begin met de aanleiding, dan de boodschap, dan wat je verwacht.
7. Slotgroet en ondertekening.
   Naam en functie onder de handtekening.

Welke slotgroet?

“Met vriendelijke groet” is bijna altijd goed. “Hoogachtend” is volgens Onze Taal formeel en wordt steeds minder gebruikt. In een officiële brief die met “Geachte” begint, kan het nog. Meer daarover lees je bij e-mail afsluiten.

Wanneer nog een brief?

Een brief is er voor momenten die gewicht hebben. Een opzegging, een formele klacht, een condoleance, een bedankje dat je wilt laten opvallen. Voor al het andere is een mail sneller en even goed. Toegegeven, sommige organisaties eisen voor officiële stukken nog steeds papier, en dan heb je geen keus. Zie voor alle andere berichten zakelijke e-mail.

Moet de brief bewaard worden, dan geldt vaak een bewaartermijn. Lees bewaarplicht administratie. Een brief namens je manager opstellen is een van de klussen waarin een secretaresse het verschil maakt.