Notulen voorbeeld: een opbouw die je zo kunt gebruiken
De vaste kop, de agendapunten met besluit, en een actielijst met wie, wat en wanneer.
Je moet morgen voor het eerst notuleren, en je hebt geen idee hoe notulen eruit horen te zien. In de gedeelde map staan vijf verschillende versies van vijf verschillende collega’s. Hieronder staat een opbouw die je gewoon kunt overnemen.
De kop
- Naam van het overleg en de datum
- Aanwezig: namen
- Afwezig met bericht: namen
- Voorzitter en notulist
Per agendapunt
Gebruik dezelfde nummering als de agenda. Punt 1 is meestal het vaststellen van de notulen van de vorige keer, het laatste punt de rondvraag. Per punt twee of drie regels:
- Kern: waar ging het over, in één zin.
- Besluit: wat is er afgesproken. Of: “Geen besluit, terug op de agenda van 12 november.”
De actielijst
Onderaan, of juist bovenaan zodat niemand hem mist:
| Nr. | Actie | Wie | Wanneer |
|---|---|---|---|
| 1 | Offerte schoonmaak opvragen bij twee partijen | Ilse | 1 november |
| 2 | Nieuwe werkplekken bespreken met de OR | Directeur | Volgende vergadering |
| 3 | Datum kerstborrel vastleggen | Secretariaat | 15 oktober |
Een ingevuld punt
3. Schoonmaak kantoor. Het huidige contract loopt eind dit jaar af. Er zijn klachten over de keukens. Besluit: we vragen twee nieuwe offertes op en beslissen in december.
Het voorbeeld is verzonnen, de opbouw niet. Zet onderaan ook de datum van het volgende overleg.
Notulen zijn geen transcript
Laat weg wie wat zei, tenzij het ertoe doet voor het besluit. Notulen zijn geen transcript. Wie alles opschrijft, maakt een document dat niemand leest. Bij een bestuur of een ondernemingsraad kan het wel nodig zijn om standpunten per persoon vast te leggen. Vraag het vooraf aan de voorzitter. Hoe je tijdens de vergadering zelf te werk gaat, lees je bij notuleren, en hoe je de vergadering korter maakt bij effectief vergaderen. Goede notulen zijn het visitekaartje van een secretaresse.