Regels en privacy · 2 min lezen
AVG op kantoor: wat je als secretaresse moet weten
Persoonsgegevens in je mail en agenda, wat een datalek is, de 72-uursregel, en AI-chatbots.
Je stuurt de uitnodiging voor de cliëntendag naar tachtig mensen. Pas als je op verzenden hebt gedrukt, zie je het: alle adressen staan in cc, niet in bcc. Iedereen ziet nu wie er nog meer uitgenodigd is. Dat is geen ramp van de eeuw. Maar het is wel een datalek.
Jij staat het dichtst bij de gegevens
Als secretaresse werk je de hele dag met persoonsgegevens: namen en adressen in je mail, afspraken in agenda’s, sollicitatiebrieven, soms medische of financiële gegevens. De AVG gaat over hoe een organisatie daarmee omgaat. Het beleid maakt je werkgever, maar jij staat vaak het dichtst bij de gegevens.
Een mail aan de verkeerde persoon is al een datalek
Een datalek is kort gezegd: persoonsgegevens komen bij iemand die ze niet mag hebben, of raken kwijt. Herkenbare voorbeelden op het secretariaat:
- een mail met bijlage aan de verkeerde persoon
- adressen in cc in plaats van bcc
- een laptop of usb-stick die zoekraakt
- persoonsgegevens in een AI-chatbot plakken
72 uur, en melden bij wie?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet een organisatie een datalek in veel gevallen binnen 72 uur bij de AP melden. Of dat nodig is, beoordeelt de organisatie zelf, aan de hand van het risico voor de mensen van wie de gegevens zijn. En elk datalek, ook als het niet gemeld hoeft te worden, hoort in het eigen register. Dat melden bij de AP doet de privacyfunctionaris, of wie bij jullie over datalekken gaat. Jouw taak: het meteen bij hem of haar melden. Niet morgen, nu.
Plak niets in een AI-chatbot
De AP waarschuwde in 2024 dat het meldingen van datalekken kreeg doordat medewerkers persoonsgegevens van bijvoorbeeld patiënten of klanten in een AI-chatbot zetten. Het bedrijf achter de chatbot kan zo bij die gegevens. Meer over tools die wel veilig kunnen, lees je bij AI op kantoor.
Melden hoort normaal te zijn
Ons oordeel gaat over het beleid, niet over jou: een organisatie waar mensen bang zijn om een fout te melden, loopt meer risico. Een goede werkgever maakt melden makkelijk en straft het niet. Dat vergt wel iets van jou: een fout toegeven voelt vervelend, zeker als het jouw mail was. Doe het toch. Dit is uitleg over de regels, geen juridisch advies. Hoe lang je gegevens mag of moet bewaren, staat bij bewaarplicht administratie.