Zakelijke e-mail: onderwerp, aanhef, inhoud en groet

Je manager krijgt tweehonderd mails per dag. De jouwe heeft als onderwerp “Vraagje”. Hij opent hem na drie dagen, leest vier alinea’s uitleg, en vindt pas in de laatste zin wat je nodig hebt: een handtekening vóór vrijdag. Het is inmiddels vrijdag.

Het onderwerp doet het meeste werk

Volgens Taaladvies.net is het onderwerp een belangrijk onderdeel van een e-mail: mensen gebruiken het om mails te selecteren, te filteren en later terug te vinden. Maak het concreet. Niet “Vraagje”, maar “Handtekening nodig voor contract Jansen, uiterlijk vrijdag”.

De aanhef

• Geachte is formeel en schept afstand. Voor een eerste mail aan iemand buiten je organisatie, of een officiële kwestie.
• Beste is de gewone zakelijke aanhef.
• Dag kan volgens Taaladvies.net ook zakelijk, al voelt het voor sommige mensen informeler. Hallo houd je voor collega’s.

Na de aanhef komt in Nederland altijd een komma, volgens Taaladvies.net.

De inhoud: je vraag eerst

1. Eerste zin: wat wil je?
   “Kun je het contract met Jansen vóór vrijdag tekenen?”
2. Daarna pas de uitleg.
   Kort, en alleen wat nodig is.
3. Eén onderwerp per mail.
   Twee vragen in één mail betekent vaak één antwoord.

Taaladvies.net zegt het ook: de kernmededeling komt in de eerste alinea, de uitwerking daarna.

Cc, bcc en iedereen beantwoorden

Taaladvies.net raadt aan zuinig te zijn met “iedereen beantwoorden” en met cc. Zet mensen in bcc als ze elkaars adres niet hoeven te zien, bijvoorbeeld bij een uitnodiging aan externe gasten. Dat is ook een kwestie van privacy, zie AVG op kantoor.

Hoe je de mail afsluit, lees je bij e-mail afsluiten. Moet het een echte brief worden, kijk dan bij zakelijke brief. Een goede mail namens je manager schrijven is voor een secretaresse dagelijks werk.